case study automatyzacja faktur i cashflow

Damian Lewczuk NV Invest Sp. z o.o. - automatyzacja obiegu faktur i kontrola cashflow inwestycji dla firmy deweloperskiej

O kliencie

NV Invest to firma deweloperska działająca na rynku nieruchomości, zarządzana przez Damiana Lewczuka. Realizuje wiele inwestycji jednocześnie, co wiąże się z dużą liczbą faktur i przepływów finansowych.

Wyzwanie

Faktury trafiały na maila i były ręcznie przepisywane do arkuszy. Brakowało jednego miejsca do kontroli kosztów, terminów płatności i przypisania wydatków do konkretnych inwestycji. Do tego dochodził brak bieżącego podglądu cashflow i ryzyko pomyłek przy dużej liczbie dokumentów.

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy spójny system zarządzania finansami i inwestycjami w dedykowanym interfejsie, który łączy w jednym miejscu faktury, koszty i planowane wpływy.

System automatycznie pobiera faktury z maila oraz KSeF-u, odczytuje dane, przypisuje je do inwestycji i kategorii, a następnie uwzględnia je w cashflow. Dokumenty są porządkowane, nazywane i odkładane do odpowiednich folderów, a zespół widzi wszystko w jednym panelu.

Kluczowym elementem jest moduł cashflow oparty o harmonogramy inwestycji i przedmiary prac.
Można tam:

planować wpływy od klientów na podstawie etapów budowy i umów,
przypisywać koszty do konkretnych inwestycji i kategorii (np. dach, elewacja, wykopy),
na bieżąco edytować daty i kwoty, a system automatycznie przelicza wyniki,
zobaczyć miesięczne zestawienia: wpływy, koszty i saldo,
szybko sprawdzić, które miesiące są „na minusie” i wymagają reakcji.

Do tego dochodzi kalendarz płatności z przypomnieniami, automatyczna wysyłka faktur do księgowości i widoki pokazujące np. nieopłacone faktury czy koszty per inwestycja.

Rezultaty i korzyści

Firma zyskała realną kontrolę nad finansami każdej inwestycji – w końcu widać dokładnie, ile kosztuje projekt i jakie generuje przepływy.

Zniknęła ręczna praca na fakturach, co przełożyło się na oszczędność kilkudziesięciu godzin miesięcznie i znacznie mniej błędów.

Największa zmiana to jednak cashflow – zamiast zgadywać, firma widzi z wyprzedzeniem, kiedy pojawią się braki środków i może na to reagować.

Opinia Klienta:

„Świetna współpraca – bardzo mi pomogli w automatyzacjach AI. Zespół profesjonalny, proaktywny i konkretny. Widać, że znają się na tym, co robią i potrafią doradzić najlepsze rozwiązania. Polecam.„

Chcesz podobne wyniki? Umów się na konsultację

Pokażemy Ci, jak zautomatyzować procesy, zwiększyć efektywność zespołu i wykorzystać AI w praktyce – niezależnie od wielkości Twojej firmy.